BIBLIOTECA SAN ESTANISLAO   Compañía de Jesús en Salamanca     

 

 

 

 

 

 

 

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Reglamento para préstamo a Exposiciones Fondo Antiguo

      

1.- Introducción.
2.- Petición de préstamo.
3.- Objeto y contenido.
4.- Seguro.
4.- Reproducción de seguridad.
5.- Montaje de obras.
6.- Embalaje y transporte.
7.- Actas de entrega.
8.- Medidas de conservación.
9.- Reproducción de documentos y catálogo.
10.- Correo de obras.
11.- Duración de las Exposiciones.
12.- Devolución.

 
Introducción

      Las siguientes pautas están basadas en las ”Normas de préstamo de obras de las bibliotecas para exposiciones", elaboradas por el Grupo de Trabajo de Patrimonio Bibliográfico. Su finalidad es garantizar la conservación del fondo bibliográfico que se conserva en el Colegio San Estanislao de Salamanca, evitando el posible deterioro o perdida de, a veces, obras únicas y de gran importancia tanto cultural como histórica. No se intenta pues limitar su préstamo a todas aquellas instituciones públicas o privadas que soliciten formalmente el préstamo.
      A continuación se citan los 12 puntos que rigen estas normas y que deberán ser leídos y aceptados por la persona, física o jurídica responsable de la exposición.
 

 

Petición de préstamo


      Con objeto de proceder a la posible restauración, microfilmación o fotografía de las obras y a su montaje, el plazo mínimo para cursar la petición de préstamo será de 3 a 6 meses antes de que se celebre la exposición.
      El préstamo de toda obra estará sujeto en cualquier caso a las condiciones de conservación de la misma, que deberán ser estimadas por el responsable de la biblioteca. Finalmente será el Rector del Colegio, quien podrá denegar el préstamo por motivos de tipo científico, técnico u otros de indudable peso. 
 

 

Objeto y contenido


      La solicitud de préstamo de obras debe acompañarse de un informe en el que se detalle objeto y contenido de la exposición, especificando, en todo caso, los siguientes puntos:
a) Motivo de la muestra y necesidad de inclusión de las obras solicita das en la misma, debiendo tenerse en cuenta que sólo se accederá al préstamo de obras cuando se trate de piezas insustituibles y directamente relacionadas con el tema de la exposición, sin superar el número de 10 piezas.
b) Relación completa de las obras solicitadas, en la que deberá figurar: tipología del material y soporte, autor, título, lugar, editorial o imprenta, año de edición o impresión, volúmenes y medidas.
c) Título de la exposición.
d) Institución peticionaria.
e) Nombre y dirección del Comisario de la muestra o persona responsable.
f) Lugar y fechas de inauguración y clausura.
g) Informe sobre las condiciones ambientales de las Salas y plano de las mismas, especificando: humedad relativa, niveles de temperatura, intensidad lumínica (lux) y tipos de luz utilizados, y el grado de variabilidad de las condiciones a lo largo del día.
h) Condiciones de seguridad, como los sistemas de alarma y vigilancia, características de las vitrinas y/o de otras instalaciones de exposición
i) Cualquier otra observación que se considere de interés.
Seguro
      Toda obra que salga de la Biblioteca deberá estar asegurada mediante una póliza de seguro “puerta a puerta” que cubrirá todo el tiempo que las obras permanezcan fuera de la biblioteca y será de la cuantía en la que personal competente y acreditado tase la obra.
      La Biblioteca se reserva el derecho de rechazar la compañía aseguradora propuesta por la entidad organizadora, quien contratará la póliza correspondiente por el valor que se haya estimado y en la que se incluirán las cláusulas reconocidas internacionalmente para este tipo de préstamo. Antes de retirar las obras, la entidad organizadora deberá entregar el certificado de seguro a la Biblioteca.
 

 

Reproducción de seguridad


      Antes de proceder al préstamo de las obras, éstas han de ser microfilmadas o fotocopiadas o reproducidas por el método mas idóneo a la tipología del material. Los gastos que origine su reproducción serán abonados por la entidad organizadora. Los microfilmes o fotografías y sus negativos, así como la copia original de otras reproducciones, quedarán en propiedad de la Biblioteca prestataria. 
 

 

Montaje de las obras


      El montaje de las obras prestadas se hará de acuerdo con los criterios del responsable de la biblioteca. La entidad organizadora se responsabilizará del montaje y se hará cargo de los gastos que origine. 
 

 

Embalaje y transporte


      El traslado de las obras deberá ser realizado por una empresa especializada en el transporte de obras de arte.
Las obras irán debidamente embaladas, tanto a la ida como al regreso, debiendo efectuarse el embalaje y desembalaje bajo la supervisión de personal de la Biblioteca.
      Todas las obras deberán transportarse dentro de cajas acondicionadas contra la humedad, cambios de temperatura, golpes y cualquier otra circunstancia que las pudiera poner en peligro. Todos los costes de embalaje y desembalaje correrán a cargo de la entidad organizadora, y el material de embalaje quedará en propiedad de la Biblioteca.
Cuando la Biblioteca lo considere necesario requerirá los servicios de una agencia de seguridad a lo largo del traslado, a cargo también de la entidad organizadora.
      La fecha de embalaje y transporte será acordada entre el comisario o persona en quien expresamente delegue y la Biblioteca.
Bajo ningún concepto, excepto causa de fuerza mayor, las piezas cedidas en préstamo podrán hacer otro camino que el de su retorno a la Biblioteca. Si se produjera una causa de fuerza mayor, se deberá comunicar inmediatamente a la Biblioteca.
      La Biblioteca se reserva el derecho de rechazar la empresa de transportes propuesta por los organizadores. 
 

 

Actas de entrega


      Las obras serán retiradas de la Biblioteca por personal debidamente acreditado mediante la firma de un acta de entrega. Si alguna circunstancia la hace aconsejable, en ella se indicará cualquier dato que se considere necesario para la mejor seguridad y preservación de las piezas.
 

 

Medidas de conservación


      La entidad organizadora de la exposición deberá garantizar la seguridad y conservación de los documentos expuestos asegurando una vigilancia permanente, sistemas adecuados de detección y extinción de incendios, controles ambientales de humedad, temperatura y luz en función de los materiales expuestos y de sus condiciones habituales de conservación. En ningún caso la luz solar incidirá sobre las obras directamente. Las fuentes de luz deben ser filtradas mediante los sistemas adecuados.
      Las obras se colocarán en vitrinas cerradas u otras instalaciones de seguridad lejos de cualquier fuente de calor, con la posibilidad de renovación del aire y evitando en el montaje el empleo de cualquier elemento punzante, adherente, etc., que pueda dañarlas.
      La Biblioteca se reserva el derecho de inspeccionar las condiciones de instalación y seguridad de las salas de exposiciones, y de retirar las piezas en el caso de que estime que aquellas son inadecuadas. La cobertura de todos los costes generados correrá a cargo de la entidad organizadora.


 

Reproducción de Documentos y Catálogo


      No se permitirá la reproducción total o parcial de las obras excepto para el Catálogo de la Exposición. La Biblioteca dará el permiso de reproducción sólo para esta finalidad y previa solicitud. El coste de estas reproducciones irá a cargo de la entidad organizadora. De acuerdo con la legislación vigente [Ley 1/1996, de 12 de abril, de Propiedad Intelectual, B.O.E. 1996 nº. 97 de 22 de abril], la entidad organizadora tendrá que gestionar la autorización previa para aquellas obras que no sean de dominio público. Editado el catálogo, deberán entregarse 5 ejemplares a la Biblioteca.
      Deberá mencionarse la colaboración de la Biblioteca en cualquier información dirigida a los medios de comunicación así como en todos los documentos de difusión y en el Catálogo de la Exposición. La Biblioteca se citará de la siguiente forma:
 
                                          "BIBLIOTECA SAN ESTANISLAO (JESUITAS). SALAMANCA"
 

 

Correo de las obras


      Cuando la Biblioteca lo considere conveniente enviará, junto con las obras que se presten, una persona que supervise el transporte e instalación de las mismas en las salas de exposición. Todos los costes generados correrán a cargo de la entidad organizadora de la exposición.
 

 

Duración de las exposiciones


      El préstamo se hará para una sola exposición. La itinerancia de las obras sólo podrá considerarse si existe un periodo de reposo de dos meses en la Biblioteca, no pudiendo el préstamo superar en ningún caso los 6 meses al año.
      Cualquier cambio en la fecha de la exposición se comunicará inmediatamente a la Biblioteca, que se reserva el derecho de no aceptar dicha modificación.
En caso de prórroga de la exposición, deberá procederse a la renovación de todos los trámites que se consideren necesarios por la Biblioteca prestataria.
 

 

Devolución


      Concluida la exposición, las piezas serán devueltas a la Biblioteca, dejando un plazo de tiempo prudencial para el desmontaje y el transporte. Al recibir las obras y antes de la firma del acta de recepción correspondiente, la Biblioteca revisará el estado de conservación de los documentos devueltos para detectar cualquier posible deterioro.
      Si se hubiera producido alguna incidencia, se incluirá una nota sobre ella en el acta de devolución, por si hubiera lugar a la exigencia de responsabilidades.
      En caso de litigio, ambas partes se someterán a la jurisdicción de los tribunales que correspondan a la sede de la Biblioteca prestataria.
      La devolución a la Biblioteca de este documento debidamente firmado es requisito indispensable para la concesión del préstamo. 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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